La disciplina en el tratamiento de datos y la depuración periódica de los mismos es una actividad que puede reportar a los ayuntamientos un aumento consolidado de la recaudación anual de hasta un 3%.

En todo movimiento de datos es fácil caer en duplicidades, repeticiones, errores,… fundamentalmente debidos a la disparidad de tratamiento de los datos de las distintas fuentes y los problemas de calidad que esto comporta. Podríamos caer en la tentación de quitar importancia a la necesidad de tener una base de datos de terceros bien trabajada y adecuada a nuestras necesidades, pero las consecuencias de estos pensamientos nos llevarían inevitablemente a errores de identificación, duplicidad de comunicaciones, gasto excesivo en notificaciones, altos porcentajes de errores en las mismas o complicación excesiva de los procesos informáticos que trabajan con dicha base de datos. Y todo ello nos ocasiona perder un potencial recaudatorio que CGI estima en hasta un 3% anual. Puede ser considerada una cifra baja, pero el esfuerzo para conseguirlo es tan asequible que sale más que rentable abordar estas tareas.

CGI cuenta con una experiencia práctica que ha demostrado la necesidad de establecer una metodología sistemática que mantenga la fiabilidad de los datos de contribuyentes. Desde el año 2009 se desarrolla un proyecto de mantenimiento y depuración de la base de datos de terceros y direcciones de REGTSA, organismo público, dependiente de la Diputación Provincial de Salamanca, que presta servicios de Gestión Tributaria y Recaudación a los Ayuntamientos de la Provincia. Estamos hablando de una base de datos con unos 420.000 registros (en el caso de los terceros) y que, por naturaleza, es dinámica, ya que se alimenta de constantes cargas de bases de datos de terceros y de incorporaciones de los propios trabajadores de REGTSA. Los trabajos desarrollados por CGI se han centrado en luchar contra los principales problemas detectados: terceros sin NIF, terceros duplicados, terceros con direcciones incorrectas, y, por lo que respecta a las direcciones, direcciones sin código postal, direcciones no aptas para la notificación o direcciones incorrectas.

La tarea más compleja consiste en conseguir el NIF (o documento equivalente) de aquellos terceros que carecen de él. Este código es clave para poder identificar a un tercero, y sin él podemos decir que no tenemos la certeza absoluta de la identidad. Para atacar este problema se actuó por distintos medios. Por un lado primero se unificaron aquellos terceros que aparecían repetidos con el mismo nombre. Si bien se pueden dar casos legítimos de duplicidad, estos acostumbran a ser minoría entre los registros que presentan esta incidencia. El resultado de los distintos trabajos realizados fue que el porcentaje de terceros con el nombre duplicado sin NIF descendió en un 64%.

Otro trabajo realizado consistió en unificar todos aquellos terceros que presentaban el mismo NIF. Evidentemente este proceso se realiza siguiendo escrupulosos controles que permiten evitar confundir dos terceros que sean realmente distintos. Mediante distintos procesos se consiguió reducir el porcentaje de NIF duplicados en más del 60%.

A parte de estos procedimientos indirectos mediante consultas directas se consiguieron 4.339 NIF de terceros que carecían de él y se disminuyó el total de terceros con NIF erróneo en un 30%.

Una vez concluidas las fases de trabajo con los propios datos se pasó a nuevas fases donde se recaban datos de otras fuentes e, incluso, se realizaron campañas de llamadas a los contribuyentes para completar los datos que pudieran faltar. Estas llamadas son realizadas por los servicios de atención telefónica propios especializados en recaudación y depuración de datos.

En cuanto a las direcciones los resultados no son menos exitosos. Una de las tareas ha consistido en asignar correctamente el código que define el origen de cada una de las direcciones, de manera que estas se pueden priorizar a la hora de asignarse al tercero. En este caso se pasó de unas 50.000 direcciones sin código informado a apenas 26. También se consiguió una reducción del 99% de direcciones de la propia provincia sin código postal. También se identificaron cerca de 32.000 direcciones como no aptas para la notificación, evitando, de esta manera, notificaciones fallidas innecesarias. Estos tres factores afectan de manera muy importante a la calidad de las direcciones a las que se notifica de manera que, a su vez, estamos reduciendo el volumen de notificaciones, su coste y la posibilidad de errores.

Se dice que los datos son el petróleo del siglo XXI. Bajo esta perspectiva, debemos ser muy cuidadosos en su tratamiento y en la calidad de los mismos para que las organizaciones funcionen y avancen. Por ello CGI realiza estos trabajos de depuración de datos, tanto en REGTSA como en otros proyectos similares en ayuntamientos, mediante herramientas propias desarrolladas a tal efecto y de una forma continuada a lo largo de todo el año. Esto nos garantiza resultados reales con una inversión muy ajustada, y estamos a la vez previniendo problemas futuros y evitando la necesidad de soluciones traumáticas en caso de problemas severos.