Para gestionar y coordinar un Servicio de Gestión, Recaudación e Inspección Tributaria en una Administración Local es imprescindible disponer de la información precisa en el momento adecuado, que nos sirva de base para la toma de decisiones. Un sistema estructurado y puntual de alertas cuantitativas en los proyectos permite a CGI tomar medidas correctoras antes de que los problemas vayan a más. Sin control de gestión es imposible dirigir.

Paralelamente, las entidades locales disponen de una ingente cantidad de datos acumulados en su sistema informático, fruto de su gestión diaria. El problema con el que nos encontramos en muchas ocasiones es la complejidad y, en determinados casos, la inaccesibilidad de la información. Sacar provecho a la información que se tiene en nuestro poder para poder tomar mejores decisiones es una ventaja a la que ningún ayuntamiento debe renunciar.

Una de las características diferenciales de CGI es su modelo de Control de Gestión aplicado a los proyectos de colaboración tributaria con las entidades locales, integrado por cuatro ejes: plan de tareas, buenas prácticas, monitores y controles preventivos. Vamos a detenernos en este último, que es clave para anticiparse a situaciones indeseadas y corregirlas antes de que sucedan.

Estos controles preventivos se sustentan en la realización automática de consultas sobre la Base de Datos Tributaria para detectar eventuales irregularidades en el contenido de la información, y en definitiva para detectar elementos “descontrolados”. El procedimiento que se lleva a cabo es simple y automatizado:

• Se ejecuta semanalmente la consulta a base de datos y la generación de hasta 197 controles preventivos que CGI tiene definidos como clave.
• Se genera un informe que automáticamente se envía por correo electrónico a los responsables tributarios del proyecto.
• El informe de “grado de descontrol” del proyecto detalla los resultados de cada índice de control, ordenados por ámbitos (Gestión de Cargos, Ejecutiva, Multas, Notificaciones, Resoluciones, etc.), y mostrando las alertas con un código de color:

– Verde: buenos resultados, seguir así.

– Amarillo: sólo aceptable, necesita mejorar.

– Rojo: mal resultado, necesidad de intervención inmediata.

Véase aquí un ejemplo de parte de un informe con algunos de los indicadores que se controlan:

Mediante este informe se simplifica la tarea de análisis de los elementos que están fuera del rango establecido como recomendable y sus posibles causas, y nos da una priorización clara sobre donde debemos poner el foco para corregir las irregularidades. Sabremos si las medidas tomadas dan resultado comparando el resultado obtenido en el mismo indicador del siguiente informe periódico.

Este proceso de control se efectúa en todos y cada uno de los proyectos de CGI en entidades locales y de forma individual, pero con eso no nos damos por satisfechos. 4 ojos ven más que 2, y por eso, cada mes la Dirección Técnica de Control de Proyectos de CGI realiza una labor de supervisión de todos los proyectos en marcha en los ayuntamientos, de forma que se revisan los datos de los controles preventivos de todos y, si aún se observa algún elemento descontrolado en alguno de ellos, se envía un informe detallado al responsable de dicho proyecto con las acciones que deben realizarse para regularizar las desviaciones detectadas.

La práctica diaria de esta sistemática por parte de CGI en todos sus proyectos nos ofrece una nueva posibilidad con un enorme potencial para la mejora continua de los servicios que prestamos, consistente en comparar los datos de los controles preventivos más críticos de diversos ayuntamientos. Este observatorio privilegiado nos permite analizar los datos de forma comparativa entre proyectos similares en distintas partes de España, y, pese a que puede haber en algún índice particularidades que lo puedan sesgar, podemos detectar de un vistazo si un problema se repite en varios proyectos a la vez, lo cual nos puede sugerir que algún procedimiento de gestión no se ha diseñado correctamente o no se está aplicando adecuadamente, por lo que será necesario tomar una medida correctora a nivel más global.

Véase aquí un ejemplo de observatorio comparativo de controles preventivos:

La herramienta de controles preventivos de CGI es un elemento indisoluble de nuestro modelo de colaboración tributaria. No sólo aporta eficiencia a nuestros proyectos sino también, y más importante, seguridad a nuestros clientes. Si los datos son el petróleo del siglo XXI, la minería de datos es en consecuencia la principal actividad generadora de beneficios para todas las organizaciones.

He aquí algunos ejemplos de controles preventivos de CGI:

GESTIÓN DE CARGOS:

CARVPE6M: Recibos en voluntaria que, de no actuar, prescriben en los próximos 6 meses (no incluye multas)

UFCAMTI1: Uf de IBI con cambio de titularidad que tienen asociados recibos pendientes a nombre del titular anterior, posterior a la fecha de transmisión.

CARIVTM5: UF de IVTM con fecha de baja en año distinto a la fecha de alta, que no tienen recibo o liquidación en el año de baja

IBIDOCGC: Liquidaciones de ficheros DOCDGC que llevan más de un mes sin aprobación.

EJECUTIVA:

EJEVPE6M: Valores pendientes en ejecutiva que, de no actuar, prescriben en los próximos 6 meses y no están incluidos en expediente.

RPRES90N: Recibos a prescribir en 90 días.

EJEPRE6M: Expedientes que de no actuar, prescriben los próximos 6 meses.

MULTAS:

DEPERS30: Expedientes que de no actuar, prescriben los próximos 6 meses.

MUL45REN: Expedientes con más de 45 días sin resultado de notificación.

MULCAD1M: Expedientes que caducan en un mes.

MULPRE30: Denuncias que prescriben en 45 días.

DESINR30: Denuncias enviadas sin respuesta que prescriben en los próximos 30 días.

EXPINP30: Expedientes pendientes de informar infractor que prescriben en los próximos 30 días.