A menudo pequeños cambios consiguen grandes resultados. Prácticas de otros sectores, como por ejemplo la Banca, son aplicables a la Administración. Es el caso concreto del uso de marcas ópticas y el ensobrado inteligente en las comunicaciones y notificaciones a contribuyentes, una actividad diaria de las Administraciones Públicas que genera elevados costes y que en múltiples ocasiones no consigue el nivel de eficacia deseado. El uso de marcas ópticas permite ensobrar automáticamente todos los documentos de un mismo destinatario y reducir hasta un 35% el coste de reparto de cada padrón.

La impresión digital se caracteriza por tratarse de impresión de dato variable y personalizado para cada destinatario, y mediante la utilización de las marcas ópticas conseguimos un ensobrado inteligente, que consiste en agrupar la correspondencia de un mismo destinatario en un único sobre.

Las marcas ópticas (OMR – optical mark reader) en un documento son una serie de líneas impresas paralelas y horizontales, que suelen estar en una de sus esquinas. Con estas marcas se le indica al sistema de impresión y ensobrado las operaciones a realizar con todos y cada uno de los documentos y anexos a tratar.

Ejemplo de marca óptica.

El sistema que utiliza CGI en sus proyectos con clientes, con el apoyo de sus partners Mailing Andalucía y Vía Directa, se inicia a partir de archivos digitales en formato PDF generados desde GTWin TAO de T-Systems.

Además de agrupar documentos para un mismo destinatario, reduciendo así los costes de franqueo, y automatizar la generación de los sobres, reducimos el peso total de la notificación agrupada, ya que los documentos que se envían son más pequeños que un folio A4, redundando de nuevo en un menor coste de franqueo.

Este sistema es compatible con el “pliego-pack”. Las comunicaciones y notificaciones que llevan un único documento se generan en pliego-pack, es decir, no se ensobran, sino que el mismo documento hace las veces de comunicación/notificación y sobre.

El resultado final es un proceso totalmente automatizado, de menor coste que otros procesos y de calidad, lo que además traslada al ciudadano un mensaje de modernización y racionalización del gasto público.

GCI ha aplicado con éxito esta tecnología a las comunicaciones y notificaciones tributarias, utilizando en el caso de las notificaciones un sobre de tamaño especial con el acuse integrado.

Algunos resultados del ensobrado automático en 2013 son los siguientes:

% Agrupación: es el porcentaje de comunicaciones incluido en un mismo sobre de más de una comunicación (una sola comunicación va en pliego-pack).

% Ahorro: es el porcentaje de ahorro en el reparto de comunicaciones y notificaciones tributarias.