El reparto de avisos y notificaciones es una fase importante del proceso integral de recaudación. Los errores que han podido permanecer ocultos durante el resto de procesos previos se hacen evidentes e impiden la correcta culminación de la gestión del cobro. La permanente corrección de datos mediante el Servicio de Atención Telefónica (SAT) y una colaboración estrecha con las empresas de notificación permiten a CGI optimizar el reparto y a la vez mantener la calidad de los datos en poder del ayuntamiento.

Podemos ser rigurosos en los procesos de gestión de los padrones, emisión de los recibos, sistemas de pago…etc, pero todo este trabajo puede resultar en vano si no conseguimos notificar correctamente, es decir, en el tiempo y la forma adecuados. Por este motivo el tratamiento correcto de aquellos elementos que nos permiten mantener la calidad de las notificaciones es una parte fundamental del proceso de cobro.

Una de las partes más importantes es el mantenimiento de la base de datos de direcciones con el fin de tener una base de datos que nos asegure que las direcciones están completas, no carecen de elementos imprescindibles, y son correctas. En este aspecto desde CGI contamos con procesos regulares de análisis de la base de datos de direcciones donde se detectan y corrigen aquellas direcciones que carecen, por ejemplo, de código postal. Esta corrección puede ser manual para casos puntuales o bien automática en casos masivos.

A parte del proceso de incorporación de elementos también aplicamos procesos para detectar aquellas direcciones que aparecen duplicadas teniendo el mismo origen. Cuando detectamos estos casos se procede a unificar los elementos duplicados de manera que obtenemos una base de datos de direcciones más consistente y eficiente.

Más allá de conseguir elementos puntuales, otra parte importante consiste en corroborar la vigencia de las direcciones de las que disponemos. En este caso en CGI disponemos de un proceso que nos permite una constante comprobación de ellas. Mediante el protocolo de intercambio de datos con nuestros notificadores los equipos especializados del Servicio de Atención Telefónica (SAT) reciben información diaria del estado de cada notificación. En caso que una notificación no haya podido ser entregada debido a que el tercero es desconocido en la dirección asignada el notificador puede consultar la posibilidad de notificar en el resto de direcciones que el tercero pueda tener. De esta manera obtenemos dos datos muy importantes: reconocer que, efectivamente, una de las direcciones que tenemos asignada a un tercero no es válida y, si conseguimos notificar en la siguiente, obtenemos la dirección correcta.

Del mismo modo, gracias al mismo protocolo, la interacción directa del equipo de notificaciones con las direcciones a pie de calle nos permite corregir aquellas direcciones que, aún siendo válidas, tienen pequeños defectos o carencias. Por ejemplo podemos tener indicada la planta pero no la puerta, el notificador se persona en la dirección y observa la puerta correcta y entrega la notificación, pero esa información adicional se incorpora a la dirección original para completarla.

Por otro lado, el contacto con el contribuyente también se aprovecha para completar aquellos datos que nos faltan. El contacto con el ciudadano puede ser presencial o, mediante alguno de nuestros SAT, telefónico o por cualquier otro método remoto.

En estos casos en cuanto un ciudadano del que nos faltan algunos datos o tenemos direcciones marcadas como incorrectas, contacta con cualquiera de nuestros servicios, ya sea presencial o remoto, nuestros operadores reciben el aviso que les advierte de la necesidad de preguntarle por esos datos. De esta manera, en la misma gestión en la que se le da la información requerida podemos aprovechar para recabar los datos que nos faltan y completar así la base de datos.